Asif Sayed Member Name
Consultant sénior, mise en œuvre de la SSE
Choisir le bon système de gestion de la santé, de la sécurité et de l’environnement (SSE) est une décision importante qui aura un effet sur la sécurité de vos employés et de l’environnement, sur votre conformité aux réglementations et sur votre budget.
Les options évoluent si rapidement qu’il peut être difficile de suivre le rythme, de prendre des décisions et d’avoir confiance en votre investissement pour répondre aux besoins immédiats et futurs de votre entreprise. De nouveaux défis entrent en jeu lorsque vient le temps de mettre en œuvre le système de votre choix.
Ces six facteurs vous aideront à mieux comprendre les possibilités et gérer les risques, favorisant la réussite de votre entreprise.
1. Choisir une solution en fonction des capacités et des priorités
De nos jours, les options logicielles de SSE sont nombreuses et variées. L’époque du tout ou rien de l’ajustement optimal dans les approches de mise en œuvre est révolue. Les plateformes logicielles modernes de SSE sont modulaires, et il peut être facile de les configurer pour répondre à des besoins particuliers. Il devient ainsi aisé de rapidement établir la valeur de la solution en répondant d’abord à vos besoins prioritaires les plus importants, puis progressivement aux exigences supplémentaires. Cette approche réduit les risques, simplifie la gestion des changements et augmente l’adoption par les utilisateurs.
Le point de départ optimal consiste à choisir un produit en fonction des exigences et des priorités globales en matière de capacités, comme la santé et la sécurité, les permis de travail et la gestion des produits chimiques, tout en gardant présent à l’esprit la feuille de route de trois à cinq ans de votre entreprise.
Dans la mesure du possible, évitez de déployer votre système logiciel de SSE sur les sites. Les exigences en matière de ressources pourraient être élevées, et vous risquez de ne pas avoir la dernière version du logiciel. Il est préférable de se tourner vers une plateforme infonuagique, de façon à ce que votre entreprise puisse tirer parti plus rapidement de nouvelles capacités et fonctionnalités.
2. Choisir un fournisseur innovateur qui partage votre culture d’entreprise
Lorsque vient le temps de choisir un fournisseur de produits, recherchez les innovateurs qui constamment font des progrès vers de nouvelles technologies. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises axées sur la clientèle, avant-gardistes et innovatrices s’investissent à fond auprès de leurs clients au moyen de laboratoires et de programmes d’innovation, de groupes de réflexion, de marathons de programmation, de journées de rétroaction des clients, et plus encore.
Souvent, la technologie l’emporte d’elle-même, mais il vaut la peine de considérer la mesure dans laquelle la culture de votre entreprise et celle du fournisseur correspondent. Le fournisseur répondra-t-il aux appels après la vente initiale? À quoi ressemble sa feuille de route? Ce sont des facteurs importants pour une réussite initiale et continue. Une collaboration continue peut avoir une grande incidence, il ne faut donc pas se fier seulement aux références de votre fournisseur. Approfondissez vos recherches pour en savoir plus sur la façon dont il interagit avec ses partenaires d’affaires et ses clients. Il pourrait s’agir de communiquer avec d’autres professionnels de votre réseau ou de poser la question à un partenaire de mise en œuvre de logiciels. Tentez de communiquer avec d’autres clients pour connaître leur expérience de collaboration avec le fournisseur tout au long du cycle de vie du système de gestion.
3. Épouser les fonctionnalités prêtes à l’emploi
Employer des fonctionnalités prêtes à l’emploi pour la plupart de vos besoins peut faire la différence entre réaliser de rapides gains ou devoir effectuer de multiples cycles prolongés de tests pour atteindre une configuration personnalisée. Il ne faut pas se laisser décourager par les légers ajustements requis de vos processus d’affaires pour qu’ils s’harmonisent avec les fonctionnalités prêtes à l’emploi. Des années de tests, d’innovation et d’expérience acquise dans le cadre de milliers de projets ont permis à de nombreux fournisseurs de plateformes de SSE de bâtir un système fondé sur des scénarios courants et des pratiques exemplaires. Profiter de cette occasion vous économisera temps, argent et maux de tête. Il s’agit d’un excellent point de départ pour la mise en œuvre initiale, et il vous en coûtera bien moins d’efforts pour l’entretenir.
Bien entendu, il vous faudra également une plateforme pouvant être configurée pour répondre aux besoins précis de votre entreprise. En règle générale, les fonctionnalités prêtes à l’emploi devraient satisfaire à environ 70 à 90 % de vos besoins, les 10 à 30 % restants pouvant être configurés pour combler les lacunes. Vous pourriez, par exemple, devoir configurer les flux de travail pour différents scénarios dans votre lieu de travail, ajouter des champs à un formulaire pour un type d’utilisateurs par rapport d’autres, produire des rapports régionaux, et plus encore.
4. Mettre l’accent sur la convivialité et susciter tôt et fréquemment l’intérêt des utilisateurs finaux
Gardez les utilisateurs finaux en mémoire lorsque vous optimisez les fonctionnalités. Ils n’ont peut-être pas d’expérience en SSE et peuvent ne pas être familiers avec la technologie. Une collaboration des utilisateurs finaux avec l’équipe centrale tout au long des étapes de la découverte, de la conception, de la configuration et de la mise en œuvre réduira le risque de rencontrer des problèmes structurels au déploiement.
La clé de l’adoption et de la participation productive consiste à créer un environnement confortable et compatible pour l’ensemble des utilisateurs finaux. Susciter tôt l’intérêt des utilisateurs finaux et des super-utilisateurs pour obtenir leur appui. Examinez les réactions d’un groupe clé d’utilisateurs finaux pour recueillir des commentaires critiques au cours de sessions d’exposition limitée. Soyez réceptif, et intégrez rapidement les changements pour peaufiner la solution et simplifier l’interface utilisateur.
5. Gardez le système souple, itératif et ordonné
Il est beaucoup plus facile et efficace de susciter un élan en commençant par de petits projets. Les projets sur les sites avaient autrefois une grande envergure, où l’ensemble de l’équipe de la mise en œuvre partageait un seul bureau. Les plateformes Web d’aujourd’hui sont modulaires et souples, réduisant les risques de mise en œuvre et optimisant le temps investi. Commencez par un projet ciblé, et offrez une valeur progressive à l’entreprise en présentant des versions plus restreintes dans le cadre d’un cycle plus court. Avant que soient nécessaires des phases plus importantes, votre équipe et les utilisateurs finaux seront déjà familiarisés avec la navigation sur la plateforme.
Il est préférable de ne pas se laisser distraire par les exigences opérationnelles de dernière minute, surtout si elles ne sont pas bien définies. Accepter les changements demandés peut avoir une incidence sur votre portée globale et votre échéancier. Établissez un processus pour recueillir et valider les demandes de dernière minute de façon à atteindre un juste équilibre entre les intégrer lors de la configuration finale ou lors d’une version ultérieure.
6. Engager un partenaire de mise en œuvre
Pour pallier vos manques de connaissances et éviter d’apprendre à la dure, recherchez un partenaire de mise en œuvre fiable qui a une bonne expérience du déploiement de logiciels de SSE et de la mise à niveau de la formation et des certifications pour de multiples plateformes.
Tenez compte des certifications de votre partenaire potentiel, et n’hésitez pas à demander des références à ses clients ou à rechercher les détails de ses déploiements récents. Un partenaire pouvant faire profiter son expertise à votre équipe et faciliter le transfert des connaissances pendant le projet est un avantage indéniable, surtout s’il s’agit de la première fois que vous mettez en œuvre un système de SSE.
Bien que la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de gestion de la SSE comporte toujours son lot de risques, il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un processus terrifiant. Grâce à ces conseils, vous serez sur la bonne voie de choisir et mettre en œuvre le bon système de gestion de la SSE et de créer une valeur importante pour votre entreprise.
