Paul Kau Member Name
Directeur/spécialiste de l’environnement sénior
Anne Faeth-Boyd Member Name
Associée et consultante séniore
Il peut sembler intimidant de combiner les risques pour la santé, la sécurité et l’environnement (SSE) et les cultures de deux organisations à la suite d’une fusion. Lorsqu’il vous faut également composer avec les exigences quotidiennes habituelles liées à l’exploitation de votre entreprise, le défi pourrait alors vous sembler insurmontable. Non, ce défi n’aura rien de facile, mais vous pouvez le surmonter en suivant le principe voulant qu’il faille planifier et prioriser avant de poursuivre.
Faites votre plan de match
Avant le jour 1 et après avoir fait preuve diligence raisonnable, se tient la phase préalable à la fermeture. Selon la situation, cette phase peut s’étendre d’une journée à plus d’un an, mais s’achève habituellement en quelques mois. Il s’agit du moment où la planification de la SSE passe à la vitesse supérieure et où il vous faut formuler votre stratégie pour que l’intégration soit un succès.
Au fur et à mesure que vous en apprendrez sur l’entreprise acquise, il vous faudra réévaluer continuellement vos hypothèses eu égard à la diligence raisonnable. Sont-elles toujours valides? Consignez toutes les mesures et activités cernées à partir du processus de diligence raisonnable dans un plan d’intégration personnalisé. Le plan doit fournir conseils et outils pour chaque activité d’intégration, y compris le moment, le responsable, les indicateurs de rendement clés et les jalons de l’examen.
Désignez un responsable de l’intégration, et chargez des membres de l’équipe du déploiement du plan stratégique. En parallèle, l’entreprise acquise devrait affecter des coordonnateurs de SSE à chaque emplacement pour soutenir et déployer le plan d’intégration, puis fournir conseils et commentaires sur l’efficacité du processus.
Planifiez les activités et les communications du jour 1. Collaborez avec la direction pour insister sur l’importance de la SSE en tant que valeur fondamentale de l’entreprise. Communiquez la politique en matière de SSE au jour 1. Il est également important d’aborder rapidement la structure et les responsabilités, la communication des risques et les complications associées, ainsi que les protocoles d’intervention en situation d’urgence.
Planifiez des séances d’orientation pour l’équipe de SSE afin de présenter le plan d’intégration, les rôles et responsabilités, les budgets, les audits, les évaluations, les besoins accrus de soutien, les programmes du système de gestion, les outils, la formation, les processus de fermeture des mesures correctives, les jalons d’intégration, les indicateurs et les examens de gestion de l’entreprise. Ces séances de normalisation des opérations permettront également de conduire une évaluation critique et d’éventuellement améliorer les pratiques courantes. Insistez sur le rôle que chacun joue dans la culture de SSE de l’organisation. Rattachez des buts et des cibles au chapitre de l’intégration de la SSE aux objectifs de rendement du personnel touché, même s’il faudra toutefois réviser ces objectifs tout au long de la période d’intégration et de la planification des départs volontaires et involontaires du personnel.
Menez des audits et des évaluations et tirez-en des leçons
Les audits de conformité en matière de SSE et les évaluations environnementales de site (phases I et II) devraient être terminés dans le premier mois suivant l’acquisition ou préalablement à l’acquisition. Considérez les audits comme un exercice d’apprentissage. Les audits vous donneront un aperçu de vos obligations de conformité à long terme.
Il est possible que vous travailliez dans des régions géographiques qui vous sont inconnues ou avec de nouvelles exigences législatives. Il est donc préférable d’employer les ressources de tiers qui ont des connaissances législatives locales. Étant donné la possibilité d’un changement du nom de l’entité juridique de l’entreprise, les audits doivent également confirmer la nécessité de mettre à jour, transférer, d’obtenir à nouveau ou d’annuler les permis. Tirez parti de tout processus gouvernemental de déclaration volontaire (p. ex. eDisclosure de l’Environmental Protection Agency américaine).
Dans les 60 premiers jours, planifiez des évaluations des dangers pour les activités à risque élevé en fonction des leçons tirées des audits de conformité, des visites de site et de l’examen des rapports de blessures. Coordonnez les évaluations de la gestion des risques avec votre assureur pour confirmer que les systèmes de protection des bâtiments, les systèmes de sécurité des personnes et les programmes de continuité des opérations sont conformes aux politiques de l’entreprise et aux codes locaux applicables. Évaluez la nécessité de tout changement pour combler l’indemnisation des accidentés du travail et la poursuivre.
Mise à jour, intégration et optimisation des ressources
Les activités décrites plus haut formeront une base de référence au sujet des dangers et des risques organisationnels et associés aux sites pour les biens acquis et confirmeront également les estimations budgétaires. Il est probable que vous en tiriez de nouvelles leçons non prévues lors du processus de diligence raisonnable. Une fois les audits et évaluations terminés, mettez à jour votre plan stratégique, faites partager vos apprentissages et insistez de nouveau sur les initiatives de SSE prioritaires.
Il est probable que vous ayez dans un court délai à terminer la recension des éléments de conformité, à atténuer les dangers à risque élevé ou à mettre en œuvre des mesures correctives essentielles. Pour équilibrer les besoins en ressources et l’ampleur des mesures correctives, il vous faut optimiser pleinement les ressources disponibles. Est-il possible que l’organisation qui a effectué le constat puisse aussi mettre en œuvre les mesures correctives? Cela permettrait de tirer parti des connaissances acquises lors des évaluations initiales. Les ressources temporaires peuvent‑elles combler à court terme toute lacune alors que des plans à long terme sont en cours d’élaboration et de déploiement?
Communication, suivi et plan de sortie
La mise en œuvre des normes, des protocoles et des outils de l’entreprise permettra de fusionner la culture des deux entreprises. Les éléments du programme du système de gestion doivent être introduits rapidement et combinés à la formation et au soutien de la direction. Une communication efficace et régulière est essentielle. Adaptez votre communication aux intervenants (p. ex. employés touchés, équipes d’intégration, direction et autorités gouvernementales).
Tenez des examens réguliers de la gestion lors du processus de diligence raisonnable, de la planification préalable à la fermeture, de l’audit, de l’évaluation et du déploiement, compte tenu d’échéanciers et de paramètres établis.
Enfin, définissez la stratégie de sortie relativement à l’intégration. Élaborez des indicateurs et des processus à atteindre pour une intégration réussie (p. ex. obtenir une note d’audit prédéterminé basé sur les normes de conformité et d’entreprise; confirmer la mise en œuvre d’une structure de ressources de SSE stable et bien gérée; et vérifier que les pratiques de la nouvelle organisation sont entièrement intégrées au système de gestion de la SSE et qu’elles fonctionnent bien selon les indicateurs et les plans opérationnels.
La dimension de la santé, de la sécurité et de l’environnement d’une intégration est exigeante, mais aussi gratifiante. Les deux parties doivent composer avec des paramètres inconnus, de la conformité aux normes de l’entreprise, en passant par les besoins en ressources. La voie du succès pour une fusion tout en douceur repose sur un plan d’intégration détaillé et des objectifs clairs.
