Pérenniser votre programme d’audits de SSE
7 août 2020
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Depuis le début de la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations ont suspendu leurs programmes d’audits en santé, sécurité et environnement (SSE) en raison de difficultés liées à la distanciation physique et aux risques de contagion, afin d’économiser et d’éliminer les dépenses non essentielles et à la suite de la fermeture des frontières nationales et internationales. Toutefois, les activités de l’industrie se poursuivent, et les risques liés à SSE et les obligations en matière de conformité connexes demeurent inchangés dans la plupart des cas.

Les organisations doivent maintenant explorer des options leur permettant de maintenir leurs programmes d’audits et d’évaluer les approches qui conviennent le mieux à leurs activités. La meilleure méthode devra dépendre de l’objectif de l’audit. En d’autres termes, quelles sont les attentes vis-à-vis l’audit et qu’est-ce que l’audit doit accomplir?

Le plus grand défi en contexte de COVID-19 est la réalisation des visites de site permettant de recueillir, au moyen de l’observation, les données probantes requises par l’audit. Ce défi demeure surmontable tant que les objectifs de l’audit et l’intention générale de l’orientation applicable pour l’audit, comme la norme ISO 19011 (Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management), ne sont pas affectés et que les intervenants des audits conviennent d’une méthodologie révisée.

Les trois options suivantes pour effectuer des audits malgré les contraintes liées à la pandémie peuvent aider à répondre à vos besoins actuels et futurs en matière d’audits.

1. Audit de la documentation et entrevues à distance, mais sans inspection du site

Même sans inspection du site, un audit de base peut être effectué au moyen d’un examen approfondi des dossiers du site et d’entrevues avec le personnel. Bien que limité en comparaison avec les audits standards, ce type d’audit peut tout de même fournir des indications précieuses sur l’état de conformité d’une organisation durant cette période d’arrêt des activités ou de fluctuations de la disponibilité du personnel et des ressources. Cette approche met l’accent sur l’évaluation de la capacité d’une organisation à déterminer et à gérer ses obligations en matière de conformité, plutôt que sur son état réel de conformité au moment de l’audit.

L’avantage de cette approche est qu’elle permet de vérifier que les programmes de base en matière de SSE se poursuivent efficacement, que les exigences de délivrance de permis réglementaires propres au site sont respectées et que des preuves de conformité sont conservées par les gestionnaires de site. Toutefois, sans une inspection du site en personne, il est impossible d’observer ou de vérifier les conditions réelles de SSE sur le site. Bien que cette approche ne puisse pas satisfaire aux exigences strictes des normes en matière d’audits, elle peut tout de même démontrer à court terme un certain degré de diligence raisonnable en matière de SSE.

2. Inspection du site à l’aide d’un audit de la documentation et d’entrevues à distance

Lorsqu’un site local est accessible à l’auditeur, il est possible d’adopter une approche d’audit en deux étapes. Dans le cadre de cette approche, l’auditeur peut visiter le site pour inspecter l’installation (il doit respecter les protocoles de protection du personnel et de distanciation liés à la COVID-19) et compléter cette inspection d’un audit de la documentation et d’entrevues à distance, en suivant une approche semblable à celle décrite plus haut.

Cette approche est susceptible de répondre à l’intention générale de la plupart des normes en matière d’audits, mais elle est limitée parce que l’auditeur effectue sa propre vérification des activités et des conditions sur place. De plus, une seule visite du site sera autorisée, ce qui ne permettra pas d’effectuer d’observations de suivi à mesure que l’audit progresse. Les limites de cette approche peuvent être atténuées par une visite unique minutieuse, par une prise de notes détaillées pouvant être utilisées pour appuyer les entrevues de suivi et par une entente sur le format des données probantes de suivi appropriées qui devront être fournies à l’auditeur après son audit.

3. Inspection virtuelle du site à l’aide d’un audit de la documentation et d’entrevues à distance

Des options technologiques sont disponibles afin de permettre l’inspection à distance ou virtuelle des opérations sur le site. Les options varient en complexité, de la soumission de photographies ou d’enregistrements vidéo (p. ex. téléphones mobiles ou appareils GoProMD) à l’auditeur, jusqu’à la visite en direct du site au moyen d’une technologie mobile, de verres intelligents ou de drones (p. ex. téléphones, tablettes, HoloLensMD et OrbitMD). Ces plateformes peuvent être opérées par le client ou l’auditeur, selon les protocoles internes de sécurité informatique. Toute visite virtuelle doit être suivie d’un audit de la documentation et d’entrevues à distance, comme cela est précisé plus haut.

La capacité d’un auditeur à vérifier l’état du site dépendra de la technologie utilisée. Il sera toutefois possible d’effectuer des observations de suivi tout au long de la progression de l’audit. L’inspection virtuelle peut être optimisée par une entente au préalable concernant les zones et les activités à être incluses dans l’inspection. Une contrainte de cette méthode est que les représentants du site peuvent décider quelles images des conditions du site sont transmises à l’auditeur. Un risque existe qu’il y ait mise en scène ou exclusion intentionnelle de zones, mais cela demeure une possibilité même lors d’une inspection en personne. Si l’objectif mutuel de l’audit est l’amélioration continue, cette approche arrive tout de même à répondre à l’intention de la plupart des normes d’audits.

Accorder la priorité à la sécurité lors de la planification de l’audit

Peu importe l’approche retenue et la technologie utilisée, la santé et la sécurité des participants à l’audit sont primordiales. Les protocoles liés à la COVID-19 doivent faire l’objet de discussions et d’un accord mutuel avant toute visite sur place. Prendre des photos, enregistrer des vidéos ou diffuser en continu en direct dans des espaces de travail actifs entraînera de nouveaux risques. Il est nécessaire d’effectuer une évaluation des risques, d’établir des mesures de contrôle pour réduire les risques pour le photographe ou le vidéographe (faire appel à un guetteur ou à un guide, restreindre la circulation, etc.) et de se conformer aux protocoles de sécurité.

Bien qu’uniques, les limites que les mesures relatives à la COVID-19 posent sur les audits ne sont qu’une autre série de défis à relever. Grâce à plusieurs approches de rechange souples et adaptables en matière d’audits et à un éventail d’options technologiques, il est encore possible d’effectuer un audit de façon efficace, même durant une pandémie.


Jody_McKeown

Jody McKeown Member Name

Ingénieure professionnelle et vérificatrice environnementale agréée


Dale Haigh Member Name

Associé principal et chargé de projet



RESSOURCES


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Jody_McKeown

Jody McKeown Member Name

Ingénieure professionnelle et vérificatrice environnementale agréée


Dale Haigh Member Name

Associé principal et chargé de projet


À PROPOS DES AUTEURS
Jody McKeown, est établie en Ontario, au Canada, et est ingénieure et vérificatrice environnementale agréée. Elle compte 20 ans d’expérience en SSE, se spécialisant dans l’élaboration et la mise en œuvre de systèmes de gestion en matière de SSE. Jody a mené et géré des centaines d’audits de conformité et de systèmes de gestion en matière de SSE, ainsi que des examens de diligence raisonnable de sites partout au Canada pour des clients de divers secteurs publics et privés.

Dale Haigh, est basé à Nottingham, au Royaume-Uni, et est consultant sénior en SSE. Il compte plus de 30 ans d’expérience en SSE en tant que consultant et au sein de l’industrie. Dale a dirigé et effectué un grand nombre d’audits à des fins de conformité réglementaire et organisationnelle, de diligence raisonnable, de certification et de systèmes de SSE partout dans le monde.