La migration des flux de travail des entreprises vers le numérique a commencé avec l’avènement de l’ordinateur personnel dans les années 1980. La première vague de migration a donné lieu à la numérisation des documents et à la naissance des télécommunications. La deuxième vague est arrivée une décennie plus tard, lorsque les autres médias ont été numérisés et archivés dans des bases de données centralisées. Internet et les communications mobiles ont accéléré le processus. Aujourd’hui, presque tous les processus d’affaires modernes comportent des aspects numériques et télématiques.
Nous sommes maintenant sur le point de connaître une troisième vague de migration, plus avancée, des flux de travail vers le numérique.
C’est ce qui se passe dans le cadre d’un projet de conception de service que le MediaLab de Golder a entrepris à la demande d’une société pétrolière et gazière en Europe. Le client souhaitait profiter de l’approche contemporaine de la transformation numérique pour simplifier la gestion des activités de réhabilitation d’un portefeuille de centaines de sites.
La transformation
numérique n’est pas
seulement une affaire
de technologie : il faut se
doter de procédures internes,
avoir des compétences en
relations humaines, prêter
attention aux coûts et être
capable de soutenir
des opportunités
à long terme.
Les défis du projet
Le flux de travail pour la gestion des sites du client soumis à des procédures de réhabilitation réglementées était complexe et lourd. Le client passait beaucoup de temps à analyser la progression de la réhabilitation au sein de son portefeuille de sites, ainsi qu’à produire des rapports et des mises à jour.
Les membres de son équipe de direction devaient prendre part à des réunions trimestrielles de plusieurs jours pour effectuer le suivi à l’égard des activités tenues sur les sites chaque mois, du niveau de risque pour l’entreprise et des mesures d’atténuation. Le processus était lourd et répétitif, le nombre de sites évalués changeant constamment. Lorsque des sites de réhabilitation étaient fermés, d’autres entraient dans la chaîne. Les données étaient recueillies dans des feuilles de calcul, de sorte que le client avait de la difficulté à produire un rapport de situation clair et à obtenir des indicateurs valables pour l’ensemble de son portefeuille, ce qui nuisait à sa capacité d’évaluer et d’améliorer les processus au fil du temps.
Une démarche de collaboration
La modernisation des flux de travail ne pouvait être effectuée par un consultant externe seulement : elle exigeait un effort conjoint. Le client connaissait les activités à gérer. L’équipe du MediaLab de Golder l’a invité à envisager les choses dans une perspective d’avenir et lui a offert l’expertise nécessaire pour automatiser la collecte régulière de données, mettre à jour les flux de travail afin de répartir les efforts et centraliser les données. Le but était de permettre au client d’accéder facilement aux indicateurs nécessaires pour analyser l’ensemble de son programme.
À l’aide d’une approche de type agile, permettant des réévaluations et des adaptations fréquentes, l’équipe de Golder a constitué des groupes d’intervenants pour définir les besoins des utilisateurs, décrire l’état actuel des activités sur les sites et concevoir un processus de transformation numérique visant l’amélioration de la gestion globale du programme.
Une solution intelligente
Le MediaLab de Golder a aidé le client à mettre au point une nouvelle façon d’exécuter une tâche complexe, en passant d’un ensemble de feuilles de calcul remplies par chaque site à sa manière à une solution Web moderne.
Le logiciel multi-utilisateurs comprend un tableau de bord visuel qui présente un aperçu des activités tenues sur les sites et met en évidence les principaux enjeux et les échéances à respecter. Le système offre également une fonction d’analyse de données agrégées pour l’ensemble du portefeuille, ce qui permet au client de savoir comment améliorer ses protocoles internes et de cerner les menaces externes possibles.
Chaque site possède sa propre section, où les utilisateurs peuvent accéder aux détails des activités de réhabilitation. Chacune des activités est gérée directement par la personne qui en est responsable, ce qui répartit les efforts de surveillance et de mise à jour et libère l’équipe de direction de la tâche fastidieuse à laquelle elle devait s’astreindre chaque trimestre.
Nous avons conçu le logiciel au cours d’une série de réunions, en utilisant des outils de prototypage pour créer des maquettes interactives nous permettant de faire une démonstration complète des fonctionnalités du système. Nous avons recueilli une rétroaction cruciale auprès des intervenants durant le prototypage, afin de veiller à ce que la conception finale réponde aux besoins de tous les utilisateurs.
La version de travail finale de l’interface utilisateur permet de voir clairement comment les flux de travail seront améliorés et de faire une estimation précise du budget nécessaire pour la mise en œuvre du système.
Réaliser la transformation numérique
La transformation numérique n’est pas seulement une affaire de technologie : il faut se doter de procédures internes, avoir des compétences en relations humaines, prêter attention aux coûts et être capable de soutenir des opportunités à long terme. Le MediaLab de Golder a tenu compte de ces facteurs lorsqu’il a présenté sa solution numérique transformatrice au client.
